ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΜΗΤΡΩΟΥ ΚΑΤΟΧΩΝ ΚΑΡΤΑΣ ΦΙΛΑΘΛΟΥ
1.Ποιοι Είμαστε
Ο Κυπριακός Οργανισμός Αθλητισμού (εφεξής καλούμενος «ο Οργανισμός» ή «ο ΚΟΑ» ή «εμείς») είναι η ανώτατη αθλητική αρχή της Κυπριακής Δημοκρατίας και έχει τα κεντρικά του γραφεία στην οδό Λεωφ. Μακαρείου Αθλητικού Κέντρου, Έγκωμη, 2400 Λευκωσία, Ταχ. Θυρ.: 24804, 1304 Λευκωσία, ΚΥΠΡΟΣ.
Το παρών κείμενο έχει σκοπό να σας παρέχει κατανοητή, διαφανή και άμεση πληροφόρηση αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας, όπως προκύπτουν από την έννομη υποχρέωση του ΚΟΑ για τη δημιουργία και διατήρηση Μητρώου Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου, όπως προνοείται στις διατάξεις του περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008), Άρθρο 39Α και τα οποία συλλέγει και επεξεργάζεται στο πλαίσιο των υποχρεώσεών του απέναντι σας.
Ο Οργανισμός έχει δεσμευτεί με βάση τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Κανονισμός 2016/679) να διασφαλίσει και να διαφυλάξει το δικαίωμά σας στην προστασία έναντι της αθέμιτης επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και το δικαίωμά σας στην ιδιωτική ζωή και να προστατεύσει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία διατηρεί και τα οποία σας αφορούν.
Παράλληλα, κατανοεί ότι η διατήρηση της ασφάλειας και εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων σας είναι μια μεγάλη ευθύνη την οποία και λαμβάνει πολύ σοβαρά υπόψη. Για αυτό τον λόγο έχουμε καταρτίσει, μεταξύ άλλων μέτρων, και την παρούσα Πολιτική, η οποία έχει ως σκοπό την ενημέρωσή σας σχετικά με τα δεδομένα που συλλέγουμε, το λόγο συλλογής και πως τα χρησιμοποιούμε.
Αυτή η Πολιτική απευθύνεται σε φυσικά πρόσωπα τα οποία επιθυμούν να εγγραφούν στο Μητρώο Φιλάθλου και κατ’ επέκταση να εκδώσουν Κάρτα Φιλάθλου όπως προνοείται στις διατάξεις του περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008), Άρθρο 39Β(1). Με το να παρέχετε τις προσωπικές σας πληροφορίες ή τις πληροφορίες κάποιου άλλου προσώπου (αφορά γονείς και κηδεμόνες) για το οποίο παρείχατε συγκατάθεση ή λάβατε εξουσιοδότηση, αποδέχεστε ότι θα τις χρησιμοποιήσουμε κατά τον τρόπο που επεξηγείται αναλυτικά στην παρούσα Πολιτική.
Επίσης, ανά διαστήματα ενδέχεται να πραγματοποιούνται ορισμένες αλλαγές στην Πολιτική ούτως ώστε να συμβαδίζει με τροποποιήσεις στη νομοθεσία, λειτουργικές και τεχνολογικές εξελίξεις. Θα πρέπει να ελέγχετε κατά διαστήματα την ιστοσελίδα τόσο του ΚΟΑ, όσο και του Μητρώου Φιλάθλων για την πιο πρόσφατη εκδοχή της Πολιτικής.
Στην Πολιτική, τα προσωπικά σας δεδομένα αναφέρονται ορισμένες φορές ως «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα», «προσωπικά δεδομένα», «προσωπικές πληροφορίες» ή «δεδομένα». Για τους σκοπούς της Πολιτικής, προσωπικά δεδομένα θεωρείται κάθε πληροφορία η οποία αφορά φυσικό πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί είτε άμεσα είτε έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως ονοματεπώνυμο, αριθμό ταυτότητας, ή έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.
Ο όρος προσωπικά δεδομένα επίσης περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, κάποια ευαίσθητα δεδομένα (ή δεδομένα ειδικών κατηγοριών) όπως για παράδειγμα τα δεδομένα που αφορούν την υγεία ενός φυσικού προσώπου τα οποία αποκαλύπτουν πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της υγείας του, τυχόν ποινικές καταδίκες και δεδομένα που αποκαλύπτουν φυλή ή εθνικότητα.
Όταν αναφέρουμε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα υπόκεινται σε «επεξεργασία», ο όρος αυτός περιλαμβάνει κάθε πράξη που πραγματοποιείται σε σχέση με τα δεδομένα αυτά όπως η συλλογή, η καταχώρηση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή, η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η διαβίβαση, η διάδοση, η διάθεση, η συσχέτιση, ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή και η καταστροφή.
Σε περίπτωση κατά την οποία χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες αναφορικά με το πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, μπορείτε να αποταθείτε στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Οργανισμο, υποβάλλοντας γραπτώς το ερώτημά σας στη διεύθυνση του εγγεγραμμένου μας γραφείου Λεωφ. Μακαρείου Αθλητικού Κέντρου, Έγκωμη, 2400 Λευκωσία Ταχ. Θυρ.: 24804, 1304 Λευκωσία, ΚΥΠΡΟΣ ή μέσω του email στο dpo@sportskoa.org.cy
Κατά τη συλλογή των προσωπικών δεδομένων, δεσμευόμαστε από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Κανονισμός 2016/679) και λαμβάνοντας υπόψη μας όλα τα απαραίτητα οργανωτικά μέτρα, προχωρούμε στο στάδιο της επεξεργασίας, βασιζόμενοι στις κάτωθι αρχές επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων:
Η συλλογή των προσωπικών σας δεδομένων τις περισσότερες φορές γίνεται μέσω εσάς απ’ ευθείας μέσω διαδικτυακής αίτησης στην Ιστοσελίδα του ΚΟΑ, είτε με την φυσική παρουσία σας στα γραφεία του Οργανισμού ή στα γραφεία των αρχών σταδίων και/η των ιδιοκτήτων αυτών.
Ο ΚΟΑ έχει οριστεί ως υπεύθυνη αρχή για να δημιουργεί, διατηρεί, επεξεργάζεται και χρησιμοποιεί το κεντρικό Μητρώο Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου, όπως προνοείται στις διατάξεις του Περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008), Άρθρο 39Α, Παράγραφος 3Α-Ε και στο οποίο συμπεριλαμβάνονται προσωπικά δεδομένα αναλόγως των παρεχόμενων υπηρεσιών που προσφέρει σε κάθε περίπτωση ξεχωριστά.
Για όλους τους λόγους που προαναφέρθηκαν, για το Κεντρικό Μητρώο Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου, ο ΚΟΑ συλλέγει και επεξεργάζεται τα πιο κάτω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα:
Επιπρόσθετα από το Κεντρικό Μητρώο Κατόχων Κάρτας Φιλάθλων, διατηρούνται και οι κατάλογοι που προνοούνται από τον Περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008):
Τα προσωπικά σας δεδομένα αφού συλλεγούν από εμάς, μπορεί να τύχουν επεξεργασίας στον Οργανισμό μας, από τους εντεταλμένους υπαλλήλους, συνεργάτες ή και τους αντιπροσώπους μας ώστε να σας παρέχουμε τη συγκεκριμένη υπηρεσία.
Χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα για τους παρακάτω σκοπούς:
Ενδεχομένως να απαιτηθεί να μοιραστούμε τα προσωπικά σας δεδομένα με την Αστυνομία καθώς όπως προνοείται στις διατάξεις του περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008) ,Άρθρο 39Α, Παράγραφος 6, σύμφωνα με τις οποίες ο ΚΟΑ υποχρεούται να παρέχει στην Αστυνομία οποιεσδήποτε πληροφορίες εμπεριέχονται στο Κεντρικό Μητρώο για σκοπούς διερεύνησης ποινικού αδικήματος που προβλέπεται στις διατάξεις του Νόμου, κατόπιν υποβολής γραπτού αιτήματος.
Επίσης, διαβίβαση προσωπικών δεδομένων γίνεται και στην ανάδοχο εταιρεία (HΤE – Hellenic Technical Enterprises Ltd) η οποία έχει οριστεί ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό και κατ’ εντολή του ΚΟΑ για την Ανάπτυξη και υλοποίηση του Συστήματος Κάρτας Φιλάθλου. Μπορείτε να ενημερωθείτε σχετικά με την Πολιτική Απορρήτου της HΤE – Hellenic Technical Enterprises Ltd στην ιστοσελίδα https://theasis.cy.net/koa/el/politiki-aporitou/ , ή επικοινωνώντας με τον ΥΠΔ της εταιρίας στο dpo@hte.com.cy
Το σύστημα και η ιστοσελίδα, μέσω της οποίας οι φίλαθλοι θα μπορούν να εκδίδουν την Κάρτα Φιλάθλου, θα φιλοξενούνται στην υπηρεσία λογισμικού νέφους της Microsoft Azure, η οποία βρίσκεται εντός ΕΕ (στην περιοχή West Europe) και θα χρησιμοποιείται αποκλειστικά για τον Κυπριακό Οργανισμό Αθλητισμού.
Σε καμία όμως περίπτωση δεν θα μοιραστούμε τα προσωπικά σας δεδομένα προς επεξεργασία, για λόγους αντίθετους από αυτούς που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική μας.
Σε κάθε διαβίβαση προς τρίτους λαμβάνεται εκ των προτέρων κάθε μέτρο ώστε τα δεδομένα που θα διαβιβάζονται, να συντρέχουν πάντα με τις προϋποθέσεις για νόμιμη και θεμιτή επεξεργασία αυτών, και οι οργανισμοί στους οποίους τα διαβιβάζουμε έχουν δεσμευθεί γραπτώς προς εμάς πως τηρούν με την σειρά τους τις πρόνοιες του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων.
Ο ΚΟΑ διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα στα αρχεία του μόνο για το χρονικό διάστημα, που απαιτείται για την διατήρηση του Μητρώου Κάρτας Φιλάθλου.
Τα δεδομένα της Κάρτας Φιλάθλου (συμπεριλαμβανομένης της αίτησης, του αντίγραφου ταυτότητας ή του διαβατηρίου και της γονικής συναίνεσης ) αποθηκεύονται προσωρινά μέχρι την ολοκλήρωση της επεξεργασία της αίτησης και στη συνέχεια όλα τα δεδομένα που αφορούν τον έλεγχο ταυτοποίησης του χρήστη διαγράφονται μόνιμα. Τα υπόλοιπα στοιχεία (Ονοματεπώνυμο, Διεύθυνση, Αριθμός Ταυτότητας, Φωτογραφία) παραμένουν στο σύστημα από την περίοδο της αίτησης και της έγκρισης της Κάρτας Φιλάθλου και για περίοδο 6 (έξι) μηνών από την ημερομηνία λήξης της.
Σημειώνεται ότι η ημερομηνία λήξης που ανατίθεται σε κάθε Κάρτα Φιλάθλου εξαρτάται από την πρώτη συνθήκη της διαδικασίας αίτησης (εθνικότητα). Οποιοδήποτε έγγραφο με τη χώρα έκδοσης Κύπρος έχει τριετή περίοδο διάρκειας από την ημερομηνία έκδοσης. Για οποιαδήποτε άλλη χώρα (εκτός από την Κύπρο) εκδίδεται αυτόματα μια “Προσωρινή” Κάρτα Φιλάθλου που λήγει μετά από συγκεκριμένη περίοδο χρόνου (ενός μηνός). Στην περίπτωση που δεν έχει ολοκληρωθεί η αίτηση ή έχει απορριφθεί, τα δεδομένα διαγράφονται δέκα (10) μέρες μετά την ημερομηνία αρχικής δημιουργίας της αίτησης.
Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων ορίζει τα δικαιώματά σας σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα. Ένεκα αυτού, ο Οργανισμός έχει αναπτύξει μηχανισμό ικανοποίησης αιτημάτων σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα σας, ως ακολούθως:
Εάν κατά την υποβολή του παραπόνου σας νιώσετε ότι αδικηθήκατε από μέρους μας ή εάν έχετε αμφιβολίες για την έκβαση του αιτήματός σας, μπορείτε να το υποβάλετε και γραπτώς στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην πιο κάτω διεύθυνση:
Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Ταχυδρομική Διεύθυνση:
Κυπράνορος 15, 1061 Λευκωσία
Τ.Θ. 23378, 1682 Λευκωσία
Τηλέφωνο: +357 22818456
Φαξ: +357 22304565
Email: commissionerdataprotection.gov.cy
Για την άσκηση των πιο πάνω δικαιωμάτων σας ή σε περίπτωση κατά την οποία χρειάζεστε περαιτέρω πληροφορίες αναφορικά με τα δικαιώματά σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του ΚΟΑ, στη διεύθυνση του εγγεγραμμένου γραφείου μας ή και μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης dpo@sportskoa.org.cy
Όλα ανεξαιρέτως τα αιτήματα θα πρέπει να υποβάλλονται γραπτώς στον ΚΟΑ μέσω της πιο πάνω ηλεκτρονικής διεύθυνσης.
Οι αλλαγές στη Νομοθεσία ή στις τεχνολογικές εξελίξεις επιβάλλουν και τις αντίστοιχες τροποποιήσεις και από πλευράς μας.
Παρακαλούμε όπως διατηρείτε και εσείς συνεχή επαφή με την Πολιτική μας, η οποία μπορεί ανά πάσα στιγμή να αλλάξει και να προσαρμοστεί στις νέες εξελίξεις και δεδομένα.
Η αναθεωρημένη πολιτική μας θα αναρτάται στην ιστοσελίδα μας στην διεύθυνση:
https://cyprussports.org/gr/πολιτική-απορρήτου-μητρώου-κάρτας-φιλάθλου-κοα
Τέλος, έχετε τη δυνατότητα να ζητήσετε αντίγραφο της πιο πρόσφατης εκδοχής της Πολιτικής σε έντυπη μορφή.