Πολιτική Απορρήτου Μητρώου Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΜΗΤΡΩΟΥ ΚΑΤΟΧΩΝ ΚΑΡΤΑΣ ΦΙΛΑΘΛΟΥ

1.Ποιοι Είμαστε

Ο Κυπριακός Οργανισμός Αθλητισμού (εφεξής καλούμενος «ο Οργανισμός» ή «ο ΚΟΑ» ή «εμείς ») είναι η ανώτατη αθλητική αρχή της Κυπριακής Δημοκρατίας και  έχει τα κεντρικά του γραφεία στην οδό Λεωφ. Μακαρείου Αθλητικού Κέντρου, Έγκωμη, 2400 Λευκωσία
Ταχ. Θυρ.: 24804, 1304 Λευκωσία, ΚΥΠΡΟΣ

Το παρών κείμενο έχει σκοπό να σας παρέχει κατανοητή, διαφανή και άμεση πληροφόρηση αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας, όπως προκύπτουν από την έννομη υποχρέωση του ΚΟΑ για τη δημιουργία και διατήρηση Μητρώου Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου, όπως προνοείται στις διατάξεις του περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008), Άρθρο 39Α και τα οποία συλλέγει και επεξεργάζεται στο πλαίσιο των υποχρεώσεών του απέναντι σας.

Ο Οργανισμός έχει δεσμευτεί με βάση τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Κανονισμός 2016/679) να διασφαλίσει και να διαφυλάξει το δικαίωμά σας στην προστασία έναντι της αθέμιτης επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και το δικαίωμά σας στην ιδιωτική ζωή και να προστατεύσει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία διατηρεί και τα οποία σας αφορούν.

Παράλληλα, κατανοεί ότι η διατήρηση της ασφάλειας και εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων σας είναι μια μεγάλη ευθύνη την οποία και λαμβάνει πολύ σοβαρά υπόψη. Για αυτό τον λόγο έχουμε καταρτίσει, μεταξύ άλλων μέτρων, και την παρούσα Πολιτική, η οποία έχει ως σκοπό την ενημέρωσή σας σχετικά με τα δεδομένα που συλλέγουμε, το λόγο συλλογής και πως τα χρησιμοποιούμε.

2.Ποιους αφορά

Αυτή η Πολιτική απευθύνεται σε φυσικά πρόσωπα τα οποία επιθυμούν να εγγραφούν στο Μητρώο Φιλάθλου και κατ’ επέκταση να εκδώσουν Κάρτα Φιλάθλου όπως προνοείται στις διατάξεις του περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008), Άρθρο 39Β(1). Με το να παρέχετε τις προσωπικές σας πληροφορίες ή τις πληροφορίες κάποιου άλλου προσώπου (αφορά γονείς και κηδεμόνες) για το οποίο παρείχατε συγκατάθεση ή λάβατε εξουσιοδότηση, αποδέχεστε ότι θα τις χρησιμοποιήσουμε κατά τον τρόπο που επεξηγείται αναλυτικά στην παρούσα Πολιτική.

Επίσης, ανά διαστήματα ενδέχεται να πραγματοποιούνται ορισμένες αλλαγές στην Πολιτική ούτως ώστε να συμβαδίζει με τροποποιήσεις στη νομοθεσία, λειτουργικές και τεχνολογικές εξελίξεις. Θα πρέπει να ελέγχετε κατά διαστήματα την ιστοσελίδα τόσο του ΚΟΑ, όσο και  του Μητρώου Φιλάθλων για την πιο πρόσφατη εκδοχή της Πολιτικής.

3.Τι είναι προσωπικά δεδομένα

Στην Πολιτική, τα προσωπικά σας δεδομένα αναφέρονται ορισμένες φορές ως «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα», «προσωπικά δεδομένα», «προσωπικές πληροφορίες» ή «δεδομένα». Για τους σκοπούς της Πολιτικής, προσωπικά δεδομένα θεωρείται κάθε πληροφορία η οποία αφορά φυσικό πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί είτε άμεσα είτε έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως ονοματεπώνυμο, αριθμό ταυτότητας, ή έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.

Ο όρος προσωπικά δεδομένα επίσης περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, κάποια ευαίσθητα δεδομένα (ή δεδομένα ειδικών κατηγοριών) όπως για παράδειγμα τα δεδομένα που αφορούν την υγεία ενός φυσικού προσώπου τα οποία αποκαλύπτουν πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της υγείας του, τυχόν ποινικές καταδίκες και δεδομένα που αποκαλύπτουν φυλή ή εθνικότητα.

Όταν αναφέρουμε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα υπόκεινται σε «επεξεργασία», ο όρος αυτός περιλαμβάνει κάθε πράξη που πραγματοποιείται σε σχέση με τα δεδομένα αυτά όπως η συλλογή, η καταχώρηση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή, η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η διαβίβαση, η διάδοση, η διάθεση, η συσχέτιση, ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή και η καταστροφή.

Σε περίπτωση κατά την οποία χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες αναφορικά με το πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, μπορείτε να αποταθείτε στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Οργανισμού στην διεύθυνση του εγγεγραμμένου μας γραφείου Λεωφ. Μακαρείου Αθλητικού Κέντρου, Έγκωμη, 2400 Λευκωσία
Ταχ. Θυρ.: 24804, 1304 Λευκωσία, ΚΥΠΡΟΣ ή μέσω του email: dpo@sportskoa.org.cy

4.Αρχές Επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων

Κατά τη συλλογή των προσωπικών δεδομένων, δεσμευόμαστε από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Κανονισμός 2016/679) και λαμβάνοντας υπόψη μας όλα τα απαραίτητα οργανωτικά μέτρα, προχωρούμε στο στάδιο της επεξεργασίας, βασιζόμενοι στις κάτωθι αρχές επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων:

• υποβάλλονται σε νόμιμη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο,
• συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο με τους σκοπούς για τους οποίους ο Οργανισμός συλλέγει τα δεδομένα αυτά,
• συλλέγονται μόνο τα κατάλληλα, συναφή δεδομένα και περιορίζονται στον αναγκαίο σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν,
• είναι ακριβή και όταν είναι αναγκαίο επικαιροποιούνται,
• διατηρούνται μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν,
• υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τρόπο που εγγυάται την ενδεδειγμένη ασφάλειά τους, μεταξύ άλλων από τη μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά, με τη χρήση κατάλληλων τεχνικών ή οργανωτικών μέτρων,
• όταν διαβιβάζουμε τα προσωπικά σας δεδομένα είτε σε άλλη χώρα, είτε σε πρόσωπο το οποίο εκτελεί επεξεργασία για λογαριασμό του Οργανισμού, λαμβάνουμε τα απαραίτητα μέτρα για την προστασία των δεδομένων σας, όπως για παράδειγμα τη σύναψη εξειδικευμένων συμβάσεων επεξεργασίας των δεδομένων.

5.Πως Γίνεται η Συλλογή των Προσωπικών σας Δεδομένων

Η συλλογή των προσωπικών σας δεδομένων τις περισσότερες φορές γίνεται μέσω εσάς απ’ ευθείας μέσω διαδικτυακής αίτησης στην Ιστοσελίδα του  ΚΟΑ, είτε με την φυσική παρουσία σας στα γραφεία του Οργανισμού ή στα  γραφεία των αρχών σταδίων και/η των ιδιοκτήτων αυτών.

6.Τι Είδους Προσωπικά Δεδομένα Επεξεργαζόμαστε

Ο ΚΟΑ έχει οριστεί ως υπεύθυνη αρχή για να δημιουργεί, διατηρεί, επεξεργάζεται και χρησιμοποιεί το κεντρικό Μητρώο Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου, όπως προνοείται στις διατάξεις του Περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008), Άρθρο 39Α, Παράγραφος 3Α-Ε και στο οποίο συμπεριλαμβάνονται προσωπικά δεδομένα αναλόγως των παρεχόμενων υπηρεσιών που προσφέρει σε κάθε περίπτωση ξεχωριστά.

Για όλους τους λόγους που προαναφέρθηκαν, για το Κεντρικό Μητρώο Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου, ο ΚΟΑ συλλέγει και επεξεργάζεται τα πιο κάτω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα:

• Προσωπικά Στοιχεία (όπως ονοματεπώνυμο, διεύθυνση κατοικίας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλέφωνο, ημερομηνία γέννησης και αριθμό πολιτικής ταυτότητας )
• Αντίγραφο ταυτότητας ή διαβατηρίου (σε περιπτώσεις αλλοδαπών)
• Φωτογραφία τύπου διαβατηρίου
• Σε περίπτωση ανηλίκου, υπογεγραμμένη Δήλωση Γονικής Συναίνεσης.
• Πληροφορίες οι οποίες συλλέγονται μέσω της ιστοσελίδας μας, χρησιμοποιώντας cookies ως περιγράφεται στην δημοσιευμένη Πολιτική Cookie

Επιπρόσθετα από το Κεντρικό Μητρώο Κατόχων Κάρτας Φιλάθλων, διατηρούνται  και  οι κατάλογοι που προνοούνται από τον Περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008):

1. καταδικασθέντων προσώπων δυνάμει των διατάξεων του Νόμου για τους οποίους έχει απαγορευτεί η είσοδος σε αθλητικούς χώρους
2. επικίνδυνων οπαδών οι οποίοι ενδέχεται να αποτελέσουν κίνδυνο για την δημόσια τάξη
3. προσώπων που τους έχει στερηθεί η φίλαθλη ιδιότητα με οποιοδήποτε τρόπο
4. προσώπων που έχουν καταδικαστεί από δικαστικό ή πειθαρχικό όργανο οικείας ομοσπονδίας και τους έχει επιβληθεί απαγόρευση εισόδου σε αθλητικούς χώρους για οποιαδήποτε χρονική περίοδο.

7.Πως Χρησιμοποιούμε τα Προσωπικά Σας Δεδομένα

Τα προσωπικά σας δεδομένα αφού συλλεγούν από εμάς, μπορεί να τύχουν επεξεργασίας στον Οργανισμό μας, από τους εντεταλμένους υπαλλήλους, συνεργάτες ή και τους αντιπροσώπους μας ώστε να σας παρέχουμε τη συγκεκριμένη υπηρεσία.

Χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα για τους παρακάτω σκοπούς:

• Την δημιουργία και διατήρηση του Μητρώου Κατόχων Κάρτας Φιλάθλου
• Την έκδοση της Κάρτας Φιλάθλου
• Την επικοινωνία μαζί σας για την πρόοδο της αίτησης σας
• Την εφαρμογή των προνοιών του Περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008)

8.Διαβίβαση Προσωπικών Δεδομένων

Ενδεχομένως να απαιτηθεί να μοιραστούμε τα προσωπικά  σας δεδομένα με την Αστυνομία καθώς όπως προνοείται στις διατάξεις του περί της Πρόληψης και της Καταστολής της Βίας στους Αθλητικούς Χώρους Νόμος του 2008 (48(I)/2008) ,Άρθρο 39Α, Παράγραφος 6, σύμφωνα με τις οποίες ο ΚΟΑ υποχρεούται να παρέχει στην Αστυνομία οποιεσδήποτε πληροφορίες εμπεριέχονται στο Κεντρικό Μητρώο για σκοπούς διερεύνησης ποινικού αδικήματος που προβλέπεται στις διατάξεις του Νόμου, κατόπιν υποβολής γραπτού αιτήματος.

Επίσης, διαβίβαση προσωπικών δεδομένων γίνεται και στην ανάδοχο εταιρεία (HΤE – Hellenic Technical Enterprises Ltd) η οποία έχει οριστεί ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό και κατ’ εντολή του ΚΟΑ για τον σχεδιασμό και την υποστήριξη του συστήματος έκδοσης και διαχείρισης Κάρτας Φιλάθλου. Η ηλεκτρονική αίτηση εγγραφής στο Μητρώο γίνεται μέσω του συστήματος που φιλοξενείται στην πλατφόρμα της οποίας διαχειριστής είναι η HTE. Μπορείτε να ενημερωθείτε σχετικά με την Πολιτική Απορρήτου της HΤE – Hellenic Technical Enterprises Ltd στην ιστοσελίδα  https://www.hte.com.cy/privacy-policy/, ή επικοινωνώντας με τον ΥΠΔ της εταιρίας στο  dpo@hte.com.cy 

Σε καμία όμως περίπτωση δεν θα μοιραστούμε τα προσωπικά σας δεδομένα προς επεξεργασία, για λόγους αντίθετους από αυτούς που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική μας.

Σε κάθε διαβίβαση προς τρίτους λαμβάνεται εκ των προτέρων κάθε μέτρο ώστε τα δεδομένα που θα διαβιβάζονται, να συντρέχουν πάντα με τις προϋποθέσεις για νόμιμη και θεμιτή επεξεργασία αυτών, και οι οργανισμοί στους οποίους τα διαβιβάζουμε έχουν δεσμευθεί γραπτώς προς εμάς πως τηρούν με την σειρά τους τις πρόνοιες του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων.

9.Περίοδος Διατήρησης των Προσωπικών Σας Δεδομένων

Ο ΚΟΑ  διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα στα αρχεία του  μόνο για το χρονικό διάστημα, που απαιτείται για την διατήρηση του Μητρώου Κάρτας Φιλάθλου.

Τα δεδομένα της Κάρτας Φιλάθλου (συμπεριλαμβανομένης της αίτησης, της φωτογραφίας, του αντίγραφου ταυτότητας ή του διαβατηρίου και της γονικής συναίνεσης ) διαγράφονται ένα (1) μήνα μετά την ημερομηνία λήξης της ισχύος της κάρτας. Στην περίπτωση που δεν έχει ολοκληρωθεί η αίτηση ή έχει απορριφθεί, τα δεδομένα διαγράφονται δέκα (10) μέρες μετά την ημερομηνία αρχικής δημιουργίας της αίτησης.

10.Ποια είναι τα Δικαιώματά σας

 Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων ορίζει τα δικαιώματά σας σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα. Ένεκα αυτού, ο Οργανισμός έχει αναπτύξει μηχανισμό ικανοποίησης αιτημάτων σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα σας, ως ακολούθως:

1. Δικαίωμα πρόσβασης (right to access): Έχετε το Δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα που διατηρούμε για εσάς. Επίσης, ανά πάσα στιγμή μπορείτε να ζητήσετε και να λάβετε αντίγραφο αυτών εφόσον τα κατέχουμε σε ηλεκτρονική μορφή.
2. Δικαίωμα διόρθωσης (right to rectification): Έχετε δικαίωμα πρόσβασης και διόρθωσης των προσωπικών σας πληροφοριών. Μπορείτε σε κάθε στάδιο της μεταξύ μας σχέσης να ελέγξετε και να επικαιροποιήσετε τα προσωπικά σας δεδομένα προβάλλοντας πάντα τα απαραίτητα δικαιολογητικά και ζητώντας τη διόρθωση ή τη συμπλήρωση ανακριβών πληροφοριών.
3. Δικαίωμα διαγραφής (right to be forgotten): Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή μέρους ή συνόλου των δεδομένων που σας αφορούν. Τονίζουμε όμως ότι ο Οργανισμός είναι υποχρεωμένος να διαγράψει μόνο εκείνα τα προσωπικά δεδομένα τα οποία μπορούν να διαγραφούν ως η πολιτική Διατήρησης και Καταστροφής Εταιρικών Αρχείων των δεδομένων μας. Σε περίπτωση αιτήματος για διαγραφή από το Μητρώο Κάρτας Φιλάθλου, η επανέκδοση Κάρτας Φιλάθλου θα πραγματοποιείται μετά την παρέλευση έξι (6) μηνών από την μέρα αιτήματος διαγραφής.
4. Δικαίωμα περιορισμού (right to restriction): Διατηρείτε το δικαίωμα να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων, ακόμα και όταν αμφισβητείται η ακρίβεια των δεδομένων ή ακόμα και όταν τα δεδομένα δεν είναι πλέον χρήσιμα στον Οργανισμό αλλά ζητάτε τη διαφύλαξη τους εξαιτίας νομικών αξιώσεων.
5. Δικαίωμα εναντίωσης (right to object): Μπορείτε ανά πάσα στιγμή και ώρα να προβάλετε τις ενστάσεις σας ως προς την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων. Στην περίπτωση που προβάλετε το δικαίωμα αυτό, η επεξεργασία σταματά αυτόματα εκτός κι αν ο Οργανισμός αποδείξει έννομο συμφέρον ή αν απαιτούνται τα δεδομένα προς υποστήριξη μιας νομικής/δικαστικής υπόθεσης.
6. Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (right to data portability): Διατηρείτε το δικαίωμα της φορητότητας, της μεταφοράς δηλαδή των προσωπικών σας δεδομένων σε άλλο οργανισμό σε μορφή αναγνωρίσιμη και κοινώς χρησιμοποιούμενη. Τα εν λόγω δεδομένα θα διαγραφούν ως ορίζεται από την πολιτική διαγραφής του Οργανισμού μας,
7. Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης: Διατηρείτε το δικαίωμα, ανά πάσα στιγμή να αποσύρετε την συγκατάθεσή σας, προς επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, χωρίς ωστόσο να επηρεάζει την νομιμότητά της στην οποία βασιζόταν ο Οργανισμός μας πριν την απόσυρσή σας. Σας ενημερώνουμε ότι η ανάκληση της συγκατάθεσής σας ενδεχομένως να οδηγήσει στον τερματισμό των σχετικών υπηρεσιών.
8. Δικαίωμα υποβολής παραπόνου: Διατηρείτε το δικαίωμα να υποβάλετε το παράπονό σας σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Εάν κατά την υποβολή του παραπόνου σας νιώσετε ότι αδικηθήκατε από μέρους μας ή εάν έχετε αμφιβολίες για την έκβαση του αιτήματός σας, μπορείτε να το υποβάλετε και γραπτώς στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην πιο κάτω διεύθυνση:

Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Ιάσονος 1, 2ος όροφος

1082 Λευκωσία

ΤΘ 23378

1682 Λευκωσία

Τηλ.: 22818456 Αρ. Φαξ: 22304565

Ηλεκτρονική διεύθυνση: commissioner@dataprotection.gov.cy

Για την άσκηση των πιο πάνω δικαιωμάτων σας ή σε περίπτωση κατά την οποία χρειάζεστε περαιτέρω πληροφορίες αναφορικά με τα δικαιώματά σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του ΚΟΑ, στη διεύθυνση του εγγεγραμμένου γραφείου μας ή και μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης dpo@sportskoa.org.cy

Όλα ανεξαιρέτως τα αιτήματα θα πρέπει να υποβάλλονται γραπτώς στον ΚΟΑ μέσω της πιο πάνω  ηλεκτρονικής διεύθυνσης.

11.Αλλαγές στην Πολιτική μας

Οι αλλαγές στη Νομοθεσία ή στις τεχνολογικές εξελίξεις επιβάλλουν και τις αντίστοιχες τροποποιήσεις και από πλευράς μας.

Παρακαλούμε όπως διατηρείτε και εσείς συνεχή επαφή με την Πολιτική μας, η οποία μπορεί ανά πάσα στιγμή να αλλάξει και να προσαρμοστεί στις νέες εξελίξεις και δεδομένα.

Η αναθεωρημένη πολιτική μας θα αναρτάται στην ιστοσελίδα μας στην διεύθυνση

https://cyprussports.org/πολιτική-απορρήτου-μητρώοκατόχων-κφ/  

Τέλος, έχετε τη δυνατότητα να ζητήσετε αντίγραφο της πιο πρόσφατης εκδοχής της Πολιτικής σε έντυπη μορφή.